Come creare un database in Excel
I database sono ampiamente utilizzati nel mondo degli affari. Attraverso di loro, le informazioni sono organizzate ed espresse meglio. Sono realizzati in Excel, in quanto è uno degli strumenti più semplici da utilizzare e anche estremamente completo. Sai come creare un database in Excel? È estremamente semplice.
Esistono diversi database, ognuno dei quali ha una struttura e un’organizzazione diversa, a causa dell’obiettivo stesso. Ti insegneremo passo dopo passo come creare un database in Excel. Non ci vorranno ma appena 10 minuti per elaborare la sua struttura stessa.
Sai cos’è un database?
I database sono un insieme di dati che sono stati organizzati secondo lo stesso contesto, in cui le informazioni ivi memorizzate sono pronte e disponibili per l’uso nel momento in cui è necessario.
Nei database vengono memorizzate varie informazioni su un argomento specifico, ovvero su persone, un prodotto specifico, vendite o qualsiasi altra cosa tu ritenga necessaria. L’organizzazione si svolge in tabelle, che sono composte da colonne e anche da righe.
È importante notare che le tabelle hanno un certo numero di colonne, ma puoi avere un numero qualsiasi di righe per compilare le informazioni richieste.
I database sono un documento in cui puoi archiviare tutte le informazioni di cui hai bisogno. È un termine che è stato utilizzato negli Stati Uniti, in particolare in California nel 1963. A quel tempo si stava creando la metodologia di archiviazione e controllo dei dati.
Di per sé, potremmo dire che è una struttura in cui è raggruppato un insieme di informazioni. Nel mondo dei computer, questi sono blocchi di informazioni che sono raggruppati in tabelle e che possono essere modificati quando necessario.
Esistono vari database, ognuno composto da diverse strutture, tuttavia la funzione è sempre la stessa, quella di memorizzare le informazioni. Le tabelle stesse sono composte da colonne, ma non solo da queste, ma anche da righe, a loro volta le colonne sono divise e lì puoi organizzare le informazioni richieste da ciascuno degli elementi. Generalmente, questo tipo di database viene utilizzato da un’azienda o anche da una determinata attività.
Classificazione del database
I database sono classificati in diversi modi, ma iniziamo con la variabilità. Proprio in base alla variabilità si dividono in statiche e dinamiche.
A seconda della variabilità
- Database statici: sono rigorosamente di lettura e la loro funzione principale è quella di memorizzare dati storici.
- Database dinamici: le informazioni in essi memorizzate possono essere modificate nel tempo, ovvero sono completamente modificabili.
Secondo il contenuto
A seconda del contenuto, esistono tre tipi di database:
- Dati bibliografici: conservano informazioni concise su un luogo o una persona.
- Testo completo: Archivia elenchi di fonti primarie
- Directory: memorizza gli indirizzi
- Biblioteche di informazioni chimiche o biologiche: si riferisce a vari libri, varie informazioni. Sono suddivisi in base all’argomento su cui lavorare.
Come creare un database di qualsiasi tipo in Excel passo dopo passo
Questo compito non è affatto complicato, ma dobbiamo essere molto chiari su quali informazioni devono essere acquisite e come le organizzeremo. Quindi iniziamo, mettiamoci al lavoro!
- Cerca sul tuo computer lo strumento Excel
- Apri il programma e troverai l’opzione «Libro bianco», che è esattamente ciò che dovremmo scegliere.
- Questo libro sarà composto da un numero di colonne con una nomenclatura che è indicata in lettere, mentre le righe hanno numeri.
- Avrai la possibilità di selezionare e anche di scrivere in ogni casella, che si forma a causa dell’intersezione tra le righe e le colonne.
- La struttura è assemblata in questo modo, scrivendo in ogni riga gli articoli di cui abbiamo bisogno, può essere data, marca, prodotto, quantità, tra gli altri, poiché tutto dipenderà dal database che devi creare.
- Nel caso di riferimento a dati quantitativi, è necessario spiegare l’unità in cui sono espressi.
- È ora di creare la tabella, questo per organizzare al meglio e consentire il filtraggio. Quindi dovremo premere e quindi trascinare il puntatore nel punto in cui riteniamo di posizionare i dati. Andiamo su Start e cerchiamo la sezione «Stili», in particolare quella per «Formatta come tabella».
- Procediamo quindi a scegliere lo stile che ci piace di più e procediamo a selezionarlo. Abbiamo già preparato la nostra tabella, ma non abbiamo inserito i dati che abbiamo, cioè è ancora quasi completamente vuota.
- Quindi procediamo a scrivere tutte le informazioni negli spazi corrispondenti e salvare il nostro file. Nella parte superiore della tabella ci sono piccole frecce che puntano verso il basso e mostrano le opzioni di filtro.
Perché è importante creare un database per la tua azienda?
Creare un database per la tua azienda è davvero importante. Se un’azienda non dispone di un database, avrà davvero problemi per poter accedere a tutte le informazioni dei suoi clienti. Avendo un database avrai i seguenti vantaggi:
- Accedi rapidamente alle informazioni, migliorando la produttività di tutto ciò che riguarda il servizio clienti.
- Puoi inserire un numero illimitato di informazioni al suo interno: in un database puoi archiviare tutte le informazioni di cui hai bisogno senza occupare spazio aggiuntivo.
- Più utenti potranno accedere alle stesse informazioni: Memorizzando le informazioni nel cloud, più utenti potranno accedervi per rivederle contemporaneamente e da luoghi diversi.
- La manutenzione è molto semplice: questi programmi di database hanno opzioni molto semplici per eliminare le informazioni, anche per aggiungere dati ed eliminare tutte le informazioni che si ripetono.
- Le informazioni sono completamente strutturate: in altre parole, ogni dato avrà la stessa struttura, quindi non ci sarà alcuna difficoltà a trovare le informazioni.
Quali sono i vantaggi di creare un database in Excel?
La creazione di un database in Excel ti consente una grande organizzazione e ti fa risparmiare tempo. Avendo il pacchetto Office, non dovrai acquistare un altro programma e questo ti consentirà di risparmiare denaro, ovvero non dovrai investire denaro extra per acquisire qualcosa di diverso.
Allo stesso modo, se salvi la cartella di lavoro di Excel su OneDrive, ciò consentirà a più persone di visualizzarla e anche modificarla ovunque si trovino e anche contemporaneamente.
Un altro dei grandi vantaggi di Excel è che ha diversi strumenti che ti permetteranno di ordinare le informazioni di cui hai bisogno in forma alfabetica, e quindi sarai in grado di trovare i dati di cui hai bisogno senza alcun problema.
Riepilogo dei passaggi per creare database in Excel
- Crea il documento corretto
- Metti le formule per farlo funzionare
- Aggiungi il pulsante che servirà per salvare i dati
- Programmare il pulsante per salvare le informazioni
- prova con il database
Punti base per la progettazione di un Database in Excel
Se hai intenzione di progettare un Database, devi prima considerare sia le Tabelle che i Campi che intendi utilizzare. Di per sé, la prima cosa che dovresti fare è organizzarti e sapere cosa vuoi acquisire e organizzare in questo database, così puoi farlo in modo efficiente ed efficace.
In questo senso, è importante prendere in considerazione quanto segue:
1.- In primo luogo, è essenziale identificare le tabelle del database in Excel: una volta identificati adeguatamente tutti gli elementi che ti servono per le informazioni e che stai per acquisire, devi dividerli per entità. Ad esempio, se si tratta di un database di un’azienda stessa, è necessario prendere in considerazione clienti, fornitori, banche, prodotti, tra gli altri aspetti rilevanti.
2.- Stabilisci i campi che utilizzerai nelle entità create: Le entità sono rappresentate in una tabella, che è essa stessa un foglio Excel, e queste hanno le loro caratteristiche che le differenziano dalle altre entità. Ad esempio: se l’entità è il Cliente, a sua volta ha determinati campi che deve contenere, ad esempio, il nome dei clienti, l’identificazione, dati come numero di telefono e indirizzo, tra gli altri.
3.- Quindi è importante determinare le relazioni esistenti tra le tabelle: è necessario rivedere le tabelle create e quindi verificare se esiste una relazione tra di loro. In tal caso, è importante identificare il campo della relazione esistente.
4.- Infine, è fondamentale e fondamentale sia l’identificazione che la rimozione di quei dati che si ripetono: Quando hai progettato tutto, verifica che non ci siano dati che si ripetono, poiché ciò può causare problemi e per di più, occupa molto tempo più spazio di archiviazione.
