Dieci consigli per un corretto utilizzo delle chat

Quando non si smette di ricevere costantemente le notifiche, si finisce per silenziare il telefono, o peggio, silenziare il gruppo o il mittente.

Dobbiamo cercare di ridurre il numero di messaggi, non solo per salvare dati, non solo per migliorare l’ecologia del pianeta utilizzando meno energia, ma per liberare mentalmente i partecipanti a una conversazione. Pensa che ogni volta che mandi un messaggio ne interrompi un altro (o altri), danneggiandone l’efficienza, non solo per il tempo che togli durante la conversazione, ma anche per il tempo che impiega in seguito per tornare a uno stato di concentrazione nella conversazione compito che è stato interrotto.

Per questo i messaggi devono essere chiari e comprensibili, senza lasciare spazio a doppie interpretazioni. Inoltre, dobbiamo raggruppare tutto ciò che è possibile in un unico messaggio e omettere tutto ciò che non contribuisce a nulla o non è necessario. 

Quello di cui parleremo si applica al campo personale e professionale, a qualsiasi tipo di strumento, in particolare le chat, come Messaggi, WhatsApp, Telegram, Skype, Teams… poiché in tutti i casi i problemi sono solitamente gli stessi. 

Questi sono i miei dieci consigli dalla mia esperienza personale in alcuni anni:

1. Utilizzare messaggi scritti per registrare dati che non devono essere confusi. Ad esempio, è meglio inviare un indirizzo, un numero di telefono, alcune misurazioni… tramite un messaggio scritto che con una conversazione telefonica. Quindi sia il mittente che il destinatario vedranno chiaramente i dati senza dubbio. 
2. Non utilizzare messaggi scritti per discutere o chiarire, o se hai bisogno di una risposta immediata. Se c’è qualcosa che non capisci, se c’è qualcosa che non ti è chiaro o di cui dovresti conoscere la risposta sul posto, è meglio una telefonata per risolvere i dubbi, le sfumature. Se vuoi, in seguito puoi lasciare un messaggio con il riepilogo dell’accordo, come chiarimento e promemoria. 
3. Puoi scrivere più di una parola per messaggio: è orribile ricevere una frase in più post. Non succede nulla, il destinatario può aspettare qualche secondo che tu finisca di scrivere tutto ciò che hai da dire, il mondo non finirà. Inoltre, usa punti, virgole, domande, ammirazioni… farai capire più chiaramente il messaggio, una virgola fuori posto può portare a confusione nel messaggio. L’interruzione di riga esiste, puoi fare «intro» e continuare a scrivere nello stesso messaggio, ma in un nuovo paragrafo. In questo modo, l’intero messaggio andrà in un unico invio e disturberai meno il destinatario. A questo punto voglio fare un’eccezione: se vuoi inviare un’informazione che il destinatario deve copiare, potrebbe essere meglio inviarla in un messaggio separato, ad esempio un numero di telefono o un indirizzo email. A seconda del programma che usi, non ti permette di selezionare una parte del testo per copiarlo, 
4. Correggi il tuo messaggio prima di inviare se rilevi un errore, invece di inviare un altro messaggio correggendo: Se il software che stai utilizzando ti permette di correggere un messaggio già inviato, come Teams o Telegram, è meglio correggere il messaggio invece di inviare un altro. Questo è un messaggio in meno e una conversazione più pulita. 
5. Alle domande con più opzioni non viene risposto con «Sì» o «No»: è frustrante chiedere a qualcuno di scegliere tra due opzioni e lui risponde «Sì», ma a quale delle due ha detto sì? Se ti chiedono, ad esempio, se vuoi mangiare carne o pesce per oggi, rispondi «carne» o «pesce», ma non «Sì». Questo può sembrare sciocco ma succede spesso, specialmente quando il mittente pone la domanda in più messaggi, con un’opzione in ogni messaggio.
6. Chiarire a quale domanda corrisponde ciascuna risposta: a volte il mittente ti invia più domande e il destinatario risponde a una di esse senza chiarire a quale domanda corrisponde ciascuna risposta. Se ti viene chiesto in più messaggi separati se acquistiamo fagioli, chorizo ​​​​e formaggio, la risposta dovrebbe essere chiara, ad esempio «sì chorizo, no formaggio» o «sì a tutti e tre».
7. Lascia il tuo messaggio completo dall’inizio: succede soprattutto in un ambiente aziendale, che qualcuno ti mandi un messaggio con il tuo nome, o con «Ciao» e nient’altro, in attesa di una tua risposta. Una volta che hai risposto iniziano a scrivere la loro domanda. Questa è una grande perdita di tempo per il mittente e il destinatario, che sono stati interrotti e ora aspettano pigramente che tu faccia la domanda. Infine, se la domanda è troppo lunga, il ricevente si stanca di aspettare, torna a quello che stava facendo, ed è in quel momento, quando arriva la domanda, lo interrompe di nuovo. Se vuoi chiedere qualcosa a qualcuno invia un singolo messaggio, saluto compreso, ad esempio «Buongiorno Antonio, sai se è stato sbloccato il problema del reclutamento automatico attraverso il web che dava problemi la scorsa settimana?»
8. Metti il ​​destinatario in posizione quando inizia un messaggio: è anche tipico che il mittente faccia una domanda molto specifica senza che il destinatario sia collocato nello stesso contesto. Ad esempio «Potresti completare il file?». Se il destinatario sta facendo qualcos’altro, potrebbe anche non sapere di cosa stai parlando. Quindi se inizi una conversazione, soprattutto su un argomento non molto recente, ricordati di contestualizzare il destinatario, ad esempio «Sei riuscito a completare il file di vendita che ti ho inviato la scorsa settimana con i codici fornitore?».
9. Per chi è il messaggio? Quando ci sono più destinatari, un gruppo… è importante che, se fai una domanda o una richiesta, specifichi a chi è rivolta la domanda o la richiesta. Di solito succede molto nelle email con molte persone, dove il mittente non sa distinguere tra le persone che devono mettere in «To» e in «CC». Se necessario, nel messaggio stesso, puoi nominare persone diverse se devi fare una richiesta specifica a ciascuna. 
10. Sii ingrato: soprattutto nei gruppi di messaggistica e nelle e-mail con molti destinatari, è molto gravoso per tutti iniziare a ringraziare per qualcosa, poiché comporta molti messaggi. È preferibile essere grati al momento della richiesta, suona “grati in anticipo…” oppure ringraziare solo il mittente e non tutti. Questo non significa che qualcuno non confermi che una certa richiesta o avviso è stato ricevuto, questo è più per i gruppi, soprattutto numerosi, dove tutti iniziano a ringraziare o a fare un commento poco importante, che satura tutti i partecipanti. 

In certi momenti mi mancano i tempi degli SMS, dove dovendoli pagare, le persone pensavano bene a quello che avevano da dire e ottimizzavano il messaggio. I fastidi e le interruzioni sono stati minimi. 

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