Fare copie di backup

Questo articolo è relativo a » Il piccolo ufficio che è andato al telelavoro senza rendersene conto » quindi consiglio di leggerlo prima di continuare. 

Memorizzando tutte le informazioni sul NAS c’era la possibilità che si verificasse un problema e si perdesse. Dai, come può succedere a noi con il nostro computer o il dispositivo che usiamo. Pertanto è necessario eseguire copie di backup.

A cosa serve un backup? 

Abbiamo le informazioni dove le abbiamo, è sempre in pericolo. 

• Il dispositivo contenente le informazioni potrebbe essere danneggiato
• Il malware può alterarlo o eliminarlo
• Possiamo cancellarlo o modificarlo noi stessi per errore
• Possono rubare il nostro dispositivo
• Potrebbe esserci un incidente, un incendio…

L’unico modo per stare calmi è avere dei backup. Ma i backup devono soddisfare alcuni requisiti minimi:

• Devono essere su altri dispositivi: se effettuiamo la copia sullo stesso disco, quasi tutti i motivi che abbiamo citato prima potrebbero influire su di essa. Se il disco è danneggiato, entra un malware, un incendio, un furto… perderemmo l’informazione e la sua copia. 
• Devono essere in un altro posto: se lo facciamo su un altro disco ma è nello stesso posto, anche un furto o un incendio potrebbe interessarlo.

L’esperienza ci dice che si raccomanda che soddisfino anche le seguenti condizioni:

• Devono essere eseguite automaticamente: se le copie devono essere eseguite manualmente dall’utente, è molto probabile che non vengano eseguite. Un giorno ci dimentichiamo, un altro giorno andiamo di fretta, ecc…
• Devono essere versionati: copie o versioni differenti dello stesso file devono essere salvate mentre lo modifichiamo. Pertanto, se commettiamo un errore, possiamo cercare diverse versioni indietro finché non troviamo una copia che ha ciò che stiamo cercando.

Ecco come ha fatto l’ufficio

Tornando al caso del piccolo ufficio, è stato montato un sistema di backup basato su due dischi.

Da un lato c’era un disco rigido USB collegato al NAS dove l’applicazione Hyperbackup di Synology eseguiva backup con versione ogni notte. Nessun utente ha avuto accesso a quel disco, solo un utente creato sul NAS a scopo di backup e con la propria password. In questo modo nessuno poteva manipolarlo, nemmeno per errore.

Ma questo disco non soddisfa il requisito di essere in un posto diverso. Se si entra per rubare o c’è un incendio, la copia potrebbe andare persa. 

Quindi un altro NAS identico è stato montato a casa del proprietario. Hyperbackup ha anche creato una copia con versione ogni notte su quell’altro NAS, con un utente dedicato. 

Perché allora il disco USB se abbiamo già le informazioni più sicure a casa del proprietario? Oltre ad aumentare la sicurezza avendo una copia in più, l’accesso è molto più veloce se qualcosa deve essere recuperato.

Outlook, un problema per i backup

Tutte le informazioni gestite dalla spedizione sono state archiviate direttamente sul NAS, lavorando direttamente da lì con il protocollo Samba. Quindi non è stato fatto alcun backup dei computer degli utenti, perché se c’era un problema con qualcuno di loro, le informazioni sul lavoro erano sul NAS e sulle sue copie. Fatta eccezione per la posta elettronica.

Il fatto è che il sistema di backup controllava ogni notte tutti i file che avevano subito modifiche (una parola aggiornata, un nuovo pdf…) e faceva una copia solo di quei file. Quindi, la copia del primo giorno era molto grande e durevole, ma per il resto dei giorni dovevo solo copiare i cambiamenti che erano avvenuti quello stesso giorno.

Il problema è che Outlook salva le informazioni in un unico file, un.pst. Detto file in quel caso occupava da 20 a 40 GB per utente (anche se non dovrebbe essere così, ma gli utenti fanno quello che vogliono). Copiare da 20 a 40 GB per utente ogni notte era pazzesco e, se avevi la versione, si presumeva che ogni notte lo spazio occupato fosse aumentato della stessa quantità. 

Ma il problema era la copia sul NAS di casa del proprietario. All’epoca c’era l’ADSL, non c’era la fibra, quindi la velocità era molto più bassa di adesso, e non solo, la velocità di upload era molto più bassa (si parla che solitamente era 1 Mb/s). Ma, per arricciare il loop, non so perché, Movistar dava velocità di upload molto più basse del solito all’epoca, stiamo parlando di 512 kb/s in alcuni casi e 800 kb/s in altri. Fare una copia da 20 a 40 GB, per un singolo utente, era impossibile, ci sarebbero voluti diversi giorni.

Potremmo pensare di poter lasciare tutte le informazioni della query in uno o più.pst e lasciare le informazioni più recenti, dell’ultimo mese, in un altro pst. Ma è che i pst che dovevano essere solo letti, per il solo fatto di aprirli, erano già modificati e quindi il software di backup li ha inclusi nella copia della notte.

Thunderbird e Maildir

La soluzione è arrivata con il sistema di archiviazione della posta Maildir, in cui ogni posta viene salvata sul disco rigido come file separato (e in un formato standard che può essere aperto da qualsiasi programma). Questo è un grande vantaggio, poiché alla fine della giornata solo le email che hai ricevuto o inviato quel giorno sono considerate file modificati (e qualche altro file che viene utilizzato per gestire tale archiviazione). Quindi ora avevano voglia di fare piccole copie ogni giorno.

Outlook non può utilizzare questo sistema di archiviazione, ma Thunderbird sì. Quindi i client di posta e tutta la posta sono stati passati a Thunderbird e al sistema di archiviazione Maildir. In questo modo, è possibile effettuare copie di backup ogni notte, sia in locale che in remoto. 

E, in tutti gli anni che ha funzionato, non ha causato alcun problema. 

Thunderbird ha anche migliorato altre attività di posta elettronica, ma non è oggetto di questo articolo. 

Tieni presente che Thunderbird non utilizza Maildir per impostazione predefinita, utilizza Mbox (proprio come Mail di Apple). Mbox funziona anche per file in cui è archiviato tutto, anche se non è un singolo file come nel caso di Outlook, ma è un file per cartella. Non è ancora ottimale per questo come Maildir. Quindi la prima cosa da fare in Thunderbird è configurare lo spazio di archiviazione in questo modo.

Per fortuna (dita incrociate, bussare al legno…) non c’è mai stato bisogno di ricorrere al backup. 

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