Il piacere di lavorare su un documento condiviso

Lavoro con Windows e la suite Office ogni giorno. Dai… come succede nella maggior parte delle aziende e, soprattutto, se sono piuttosto grandi dove c’è un reparto che centralizza e stabilisce una piattaforma di lavoro chiusa. Non riesco a scegliere.

Qualche tempo fa abbiamo lasciato che le classiche unità di rete funzionassero in One Drive. Questo era un vantaggio importante quando si trattava di connettersi dall’estero senza utilizzare una VPN e da qualsiasi dispositivo, ma in cambio di una perdita di velocità e di rendere più complessa l’organizzazione dei documenti.

Il fatto è che abbiamo mai provato a far lavorare due persone sullo stesso documento con Office ed è un vero dramma.

⁃ Se lavori con l’applicazione desktop, più completa, con più capacità, più veloce, dimentica di collaborare in tempo reale. Devi andare in giro a salvare per vedere cosa ha giocato l’altro.

⁃ Se lavori sul web, l’unico ragionevolmente buono è Word, con Excel rischi di perdere dati (bastava aggiungere una riga per infastidire il tuo interlocutore). E con PowerPoint è già impossibile.

⁃ Con l’applicazione desktop rischi di non riuscire a salvare il tuo lavoro e devi continuare a salvare una copia del documento. Questo fallisce costantemente, anche se nessun altro ci sta lavorando.

Comunque… ci ho provato, giuro che ci ho provato e promosso, ma è una sfortuna. Le persone preferiscono spedire il documento per posta (con il loro andirivieni), anche se abbiamo gruppi molto grandi, poiché la collaborazione funziona a malapena.

io lavoro

Nel mio reparto abbiamo acquistato un MacBook Pro da 15” nel 2015 per svolgere una serie di compiti molto macchinosi con il computer di lavoro.

Forse un anno fa abbiamo riscontrato la necessità di generare documenti PDF da tabelle con molte informazioni mutevoli. Questo veniva fatto in precedenza con Excel, ma ogni volta che dovevi apportare una modifica che non rientrava nella stessa cella, aggiungere una riga o una colonna, l’intero layout del documento andava perso. A parte le limitazioni del layout di Excel. Era un lavoro che richiedeva tempo ogni volta che il documento doveva essere aggiornato.

Mi è venuto in mente che potremmo lavorare con un altro software che ci permette di gestire tabelle di dati ma con grande facilità di impaginazione: Numbers.

Layout con numeri

Sfruttando il Mac del reparto abbiamo dato una svolta totale al documento, ora potremmo mettere diverse tabelle con diversi formati, numero di righe e colonne, tutte sullo stesso foglio e con un ottimo aspetto visivo. E se dovessi fare un cambio di righe, colonne… il layout non si perdeva. Il lavoro di ore o giorni in cui l’aggiornamento diventava minuti.

Collaborare in tempo reale

Ma quello era solo il punto di partenza. In un’occasione in cui abbiamo avuto molta urgenza e abbiamo dovuto apportare molte modifiche, ho condiviso il documento con il mio iPad e due persone hanno iniziato a lavorare in tempo reale sullo stesso documento.

Questo è lavorare in tempo reale, vedere cosa sta facendo l’altra persona mentre lo sta facendo e mentre tu lavori. E anche con l’applicazione desktop (in questo caso su Mac e iPad). Tutto è andato liscio e senza errori.

Qualcuno può dirmi che questa fluidità si ottiene anche con Google Docs, ed è vero ma, a parte le considerazioni sulla privacy, qui l’abbiamo raggiunta anche con l’applicazione desktop e con tutte le sue caratteristiche e potenza, che superano di gran lunga un web.

Ciò è particolarmente evidente quando si lavora su un documento Keynote, con molti elementi grafici. Lavorare in collaborazione con Keynote è un altro mondo.

E il Coronavirus è arrivato

Il Coronavirus è arrivato e tutti sono dovuti tornare a casa per il telelavoro. Il Mac è rimasto in azienda ed era ora di aggiornare il documento, ma i colleghi che ci lavorano non hanno un Mac o un iPad…

Non succede nulla, tramite iCloud.com sono stati in grado di continuare a lavorare sullo stesso documento nel browser web. Stavamo lavorando 3 persone contemporaneamente (due via Web e una nell’applicazione desktop) senza il minimo ritardo o errore.

Un vero piacere.

Nota aggiuntiva

Il MacBook Pro, nonostante abbia 5 anni, funziona in modo più fluido e con meno problemi rispetto ai nuovi PC in cui ci hanno messo l’anno scorso. Sebbene nessuno dei miei compagni di classe fosse maquero, tutti vogliono usarlo ora.