7 Trucchi per calendario per calendari raccomandati dallo stesso Google

Con oltre 1 miliardo di download solo su Android, Google Calendar è una delle utility gratuite più utilizzate oggi sul pianeta. Eppure, non tutti sanno come sfruttare appieno questo strumento.

Almeno questo è ciò che suggerisce lo stesso Google, che ha recentemente pubblicato un elenco con alcuni dei migliori trucchi che esistono – senza contare quelli che ti abbiamo già mostrato tempo fa – per ottenere il massimo da Google Calendar, indipendentemente dal dispositivo da cui quale si utilizza l’applicazione.

Impara a ottenere ancora di più dall’app di calendario più popolare

Trova il momento giusto per un incontro

Grazie alla possibilità di configurare il nostro stato nel calendario di Google, è molto facile sapere chi sarà disponibile in un determinato momento per svolgere un incontro o un colloquio. Per fare ciò, nella sezione “Meet with…” che compare sul lato sinistro della versione web del calendario, non ci resta che scrivere il nome di un membro del nostro team G Suite, e gli spazi liberi compariranno automaticamente in il calendario. Nel video sotto queste righe puoi vedere più in dettaglio il funzionamento di questa funzione:

Non perderti con i fusi orari

Lavorare con persone dall’altra parte del pianeta può essere un problema, soprattutto quando è necessario incontrarsi in un momento specifico. E tutto a causa dei fusi orari.

Quello che non molti sanno è che Google Calendar include un orologio mondiale integrato che semplifica la scelta degli orari delle riunioni appropriati alla vita quotidiana di ciascun membro del team. Per accedervi, fai tap sul pulsante Impostazioni e accedi alle impostazioni del calendario. Ora, nella sezione «Fuso orario», seleziona l’opzione per mostrare un fuso orario secondario e scegli quale vuoi vedere.

Evita di disturbare i tuoi colleghi al di fuori del loro orario di lavoro

Un’altra funzione destinata ad essere utilizzata nei team di lavoro è la possibilità di visualizzare gli orari degli altri colleghi, in modo da evitare di disturbarli al di fuori dell’orario di lavoro. Quando crei una riunione, puoi vedere se la data e l’ora impostate coincidono con l’orario di lavoro degli altri colleghi tramite l’icona viola della luna che vedrai accanto al loro nome.

E se vuoi configurare il tuo programma di lavoro per evitare di essere disturbato da altri colleghi, puoi farlo nella sezione «Generale» nelle impostazioni del calendario.

Con Google Calendar puoi sapere chi sta lavorando e chi è in pausa

Condividi il tuo calendario con altre persone

Potresti, a un certo punto, voler invitare altre persone a visualizzare gli eventi sul tuo calendario. Il processo è semplice: devi solo andare nella sezione «I miei calendari» e scegliere quello che vuoi condividere, quindi toccare l’icona con tre punti verticali. Quindi, vai alla sezione «Configura e condividi» per inviare il link del tuo calendario ad altri utenti del calendario di Google.

Impedisci ad altre persone di vedere i tuoi eventi personali

Oltre agli eventi relativi al tuo ambiente di lavoro, puoi anche utilizzare Google Calendar per organizzare la tua vita personale. In tal caso, è molto probabile che tu voglia impedire al resto dei membri del tuo team di vedere gli appuntamenti e gli eventi personali che salvi sul tuo calendario.

Per farlo, basta aprire l’evento che si desidera nascondere e toccare il menu «Visibilità predefinita» per scegliere se si desidera che sia privato o pubblico.

Aggiungi una lista di cose da fare ai tuoi eventi

Dal suo ritorno come app indipendente, l’ app Google Tasks, Tasks, si integra perfettamente con l’app calendario. In questo modo è possibile aggiungere attività al nostro calendario, e per questo è sufficiente toccare l’icona Attività che appare nella barra delle applicazioni sul lato destro della versione web di Google Calendar. Queste attività saranno visibili solo a te e potrai aggiungere tutti i dettagli che ritieni appropriati.

Lascia spazio tra i tuoi incontri

Ora che il lavoro da casa è in aumento, è comune tenere riunioni diverse durante la stessa giornata lavorativa. A volte anche di fila. Google consiglia di lasciare qualche minuto tra una riunione e l’altra per sgranchirsi le gambe o rilassarsi.

Per questo motivo spiegano un trucco molto semplice che consiste nel configurare gli eventi programmati in modo che terminino cinque minuti prima. Per fare ciò, devi solo accedere alla pagina delle impostazioni del calendario, scorrere fino a «Impostazioni evento» nella sezione «Generale» e attivare l’opzione «Riunioni rapide».

Questa funzione fa sì che le riunioni di mezz’ora o meno terminino 5 minuti prima e 10 minuti prima di quelle che superano questa barriera.