Digitalizzare il dipartimento finanziario per adattarsi al telelavoro, di Miquel Bada

In misura maggiore o minore, le aziende di quasi tutto il mondo sono state colpite e le reali conseguenze a medio e lungo termine su scala globale devono ancora essere determinate. 

L’azienda per cui lavoro si dedica principalmente ad offrire soluzioni per la gestione delle spese per i lavoratori in mobilità. Gestiamo le spese di oltre 4,5 milioni di lavoratori in quasi 120 paesi e questo ci offre una prospettiva unica di come il confinamento abbia influenzato l’industria dei viaggi, e in particolare i mezzi di trasporto (via terra, mare o aereo), a ristoranti e alberghi. 

L’attività e la mobilità per motivi di lavoro sono scese a livelli senza precedenti nella storia moderna. Nulla che non sappiamo, ma quando analizzi i numeri di marzo o aprile e li confronti con quelli del mese precedente, ti rendi conto dell’entità della tragedia subita in sole 6 settimane di reclusione. Compagnie aeree, treni, taxi e hotel hanno ridotto le prenotazioni e le vendite tra il 65% e il 95% solo in Europa.

Ma tutti gli indicatori ei dati che stiamo vedendo ora ci dicono poco sugli effetti a medio e lungo termine. La pandemia di coronavirus ha cambiato il nostro mondo e solo il tempo ci dirà se è qui per restare o se sarà solo temporaneo. 

È ancora troppo presto per sapere se il telelavoro a cui sono stati costretti molti lavoratori sarà una situazione specifica. Ma è chiaro che quelle aziende che non erano preparate hanno avuto molti più problemi e problemi di quelle che lo erano. 

L’uso di soluzioni di collaborazione e comunicazione come Slack e Zoom è aumentato in modo significativo. 

Le aziende che non utilizzavano questi strumenti prima della pandemia, ma li hanno adottati per poter lavorare da casa, continueranno probabilmente a utilizzarli ampiamente una volta che i loro dipendenti torneranno in ufficio.

Una delle funzioni dell’azienda che di solito è meno preparata per una politica di telelavoro è l’operazione finanziaria, che spesso è ancora molto più dipendente da processi cartacei e software on-premise rispetto ad altre funzioni. 

Con il confinamento è evidente che molte spese di viaggio sono scomparse o si sono ridotte notevolmente, ma, paradossalmente, molti dipendenti che prima non viaggiavano hanno bisogno di destinare altre spese alla propria azienda (telefonia, formazione online, hardware, software, cancelleria, corriere) per rimane la necessità di gestire le spese dei dipendenti. 

In molte aziende, le fatture e le spese dei dipendenti sono spesso ancora presentate su carta al dipartimento finanziario, dove devono essere riviste e approvate manualmente, spesso da più dipendenti, e quindi inserite manualmente nel sistema di contabilità. 

Nelle aziende internazionali, alcuni di questi documenti richiedono la traduzione. Se sono necessari servizi di traduzione, possono cercarli su IsAccurate, mentre altri preferiscono incorporare il servizio all’interno della propria azienda.

Non solo richiede che il processo sia fisicamente centralizzato, ma è anche incredibilmente inefficiente e richiede tempo e risorse che potrebbero essere spesi meglio altrove, sia in ufficio per attività più produttive o consentendo ai dipendenti di godersi il tempo libero dall’automazione. contribuire.

Nel caso in cui i dipendenti debbano lavorare da casa, questo processo si interrompe completamente. 

La posta esterna si accumula (supponendo che i corrieri continuino a consegnare) e la posta in ufficio si ferma. 

Senza qualcuno che esamini e approvi le fatture e le spese dei dipendenti o inserisca manualmente i dati nel sistema finanziario, i fornitori non vengono pagati ei dipendenti non vengono rimborsati. 

Questo potrebbe non essere un grosso problema quando la chiusura di un ufficio dura una o due settimane, ma se la chiusura viene prolungata, potrebbe iniziare ad avere un impatto significativo sul flusso di cassa personale e aziendale. 

Molte aziende e liberi professionisti sono preoccupati per l’impatto finanziario del coronavirus dalla potenziale perdita di clienti e entrate, quindi tutto ciò che può essere fatto per ridurre al minimo questo impatto farà molto.

La digitalizzazione della gestione delle spese dei dipendenti e della gestione delle fatture dei fornitori e l’abbandono dei processi manuali e cartacei possono non solo rendere il processo molto più efficiente per i dipendenti, che non devono più preoccuparsi di salvare le ricevute e completare i fogli di calcolo, ma effettuano anche la verifica, l’approvazione e il processo di riconciliazione molto più efficiente per il team finanziario. 

I dipendenti devono semplicemente acquisire e caricare un’immagine della ricevuta o inoltrare un’e-mail di spesa al sistema, che scansionerà e analizzerà automaticamente i dati della transazione per creare una nota di spesa. 

Le regole della politica di spesa sono già configurate nel sistema, quindi non è necessario che i dipendenti (o i loro approvatori) verifichino se ogni spesa rientra nella politica determinata dall’azienda.

Una volta inviata, gli approvatori ricevono una notifica via e-mail che informa che devono approvare una nota spese. 

Lì possono visualizzare facilmente le immagini delle ricevute e dei dettagli delle transazioni e vedere se una spesa rientra o meno nella politica aziendale con una notifica sullo schermo. Una volta accettata la spesa, la persona successiva nella catena di approvazione riceve la notifica e così via.

Dopo l’approvazione finale, i dati possono essere esportati automaticamente e codificati tempestivamente per il rimborso al dipendente.

La situazione del flusso di lavoro di approvazione della fattura fornitore può essere semplificata in modo simile per abilitare i team finanziari distribuiti, implementando una soluzione per la fattura fornitore. 

Un ulteriore vantaggio dell’automazione di questi processi precedentemente manuali è l’impatto umano sui dipendenti. 

I dipendenti in movimento non devono più dedicare ore alla fine del loro tragitto giornaliero a compilare note spese, così possono dedicare più tempo al lavoro produttivo o con la famiglia. 

Gli approvatori non devono continuare a controllare cosa è e cosa non è all’interno della politica. 

E per il team finanziario, invece di dover verificare e inserire manualmente i dati riga per riga nel sistema contabile e impostare le esecuzioni di verifica, può concentrare il proprio tempo su attività come la pianificazione e l’analisi dei dati.

Il confinamento e il conseguente telelavoro costringeranno ad accelerare l’adozione della digitalizzazione nei dipartimenti finanziari. 

E questo è qui per restare.