Expensiya, app per tenere traccia delle spese

È probabile che, se sei un lavoratore autonomo, l’utilizzo di un sistema semplice, come la raccolta dei biglietti, ti sia servito fino ad ora.

Ma sicuramente saprai che stanno arrivando tempi complessi, in cui i tagli agli investimenti e alle spese diventeranno la norma, finché i consumi non si normalizzeranno.

Sarà necessario disporre di un’app per le spese aziendali dove possiamo in modo semplice ed efficiente raccogliere tutte quelle spese che vengono prodotte, non solo per sapere a che velocità escono i soldi dalle nostre tasche ma per poter applicare le misure correttive che sono necessarie (se lo sono, ti auguro ardentemente di non averne bisogno) e tagliare le spese che in altre occasioni passerebbero inosservate, non solo perché sono occasionali ma perché sono esborsi piccoli ma ripetitivi – sì, sto pensando l’aperitivo o il dopo-ora.

Per superare un tempo di controllo dei costi occorre disciplina, rendere conto di ogni centesimo che viene fuori, perché sono tutti importanti, e tempo, per rivedere a fondo tutto quello che abbiamo speso e non dimenticare nulla.

Prezzo e disponibilità

Expensiya è un’applicazione per il controllo delle spese aziendali, utilizzata su dispositivi mobili, disponibile per iOS e Android.

Il download è gratuito e avremo un mese per testarne le funzionalità.

Trascorso questo periodo, per continuare a beneficiare della sua facilità d’uso, dovremo sottoscrivere uno dei piani offerti dall’azienda.

Attualmente ci sono tre piani di abbonamento: Silver, Gold e Premium.

Il piano Silver costa 5€ al mese, il piano Gold costa 8€ al mese e il piano Premium viene preventivato su richiesta.

Logicamente, mentre aggiorniamo le caratteristiche, le funzionalità e le integrazioni con altri programmi di terze parti come QuickBooks, Sage, Oracle, SAP, ecc. Stanno aumentando e dipenderà dalle nostre esigenze scegliere un piano o l’altro.

Puoi vedere le funzioni che ognuno dei tre programmi di abbonamento consente, per poterle confrontare, qui

Come funziona l’app Expensiya

Una delle cose che ci è piaciuta dell’app Expensiya è la semplicità di configurazione e la velocità con cui eravamo preparati per iniziare a contabilizzare le spese.

Al momento del download, ci viene chiesto di fornire un’e-mail e alcuni dati personali minimi per configurare l’account (non è necessario inserire alcuna forma di pagamento).

C’è infatti una schermata in cui ci viene chiesto di fornire dati sulla nostra azienda ma puoi ignorare quella schermata senza fornirne alcuno e iniziare a utilizzare l’app.

Non appena supereremo quella schermata, saremo di fronte all’interfaccia per iniziare ad aggiungere spese.

Garantiamo l’accesso alla macchina fotografica e per fotografare i biglietti!

Il programma esegue la scansione del documento alla ricerca delle informazioni pertinenti e compila automaticamente i campi.

È fatta. Questo è tutto.

Quindi puoi, se ne hai bisogno, modificare manualmente un campo o aggiungere ulteriori informazioni.

L’app ci permette anche di tenere traccia del parco auto di cui disponiamo, oppure – se riceviamo fatture di spese via email, inviarle ad un indirizzo per la loro scarsità e integrazione nella nostra app.

Questo metodo è atipico, quindi devi inviare fatture con i nostri dati personali a una destinazione sconosciuta. Avrebbe più senso caricarlo su una sorta di cloud privato del nostro utente, dove lo stesso software potrebbe fare il suo lavoro. 

Se tocchiamo il pulsante con il simbolo +, situato nella parte in basso a destra della finestra, accediamo alla creazione di report specifici che ci aiutano ad avere le spese raggruppate per «unità coerenti». 

Queste sono le opzioni:

Fotocamera, che permette di fotografare una singola spesa, più spese, o un documento di più pagine.

Introduzione manuale, dove possiamo riflettere una spesa inserendo manualmente ciascuno dei dati. Il programma stesso lo sconsiglia, suggerendo di scattare una foto e lasciare che estragga la stragrande maggioranza dei dati.

Viaggio in macchina. Crea un rapporto in cui si riflettono il chilometraggio e le spese direttamente attribuibili al trasporto.

Viaggio di lavoro. Sceglieremo questa opzione per creare un report specifico per raccogliere tutte le spese rilevanti.

Conclusione

Expensya è un’app per la gestione dei dati aziendali che offre un’ampia gradazione del livello di complessità di cui ogni utente ha bisogno o cerca.

Dalla semplice foto che riflette la spesa all’aggiudicazione di ogni spesa su un progetto specifico, puoi essere accurato quanto vuoi e Expenseya ti accompagnerà fino in fondo.

Inoltre, il suo generoso periodo di prova di un mese offre molto spazio per vederci in tutte le normali situazioni di lavoro e vedere se ci offre ciò di cui abbiamo bisogno.

Se hai bisogno di un’app per il controllo delle spese aziendali, dai un’occhiata a Expensiya.