Il piccolo ufficio che è andato al telelavoro senza rendersene conto

La situazione informatica di questo piccolo ufficio era molto rudimentale per quanto riguarda l’informatica. Per darvi un’idea, inizialmente c’erano due utenti con due connessioni ADSL indipendenti ei documenti venivano spediti via mail o tramite pendrive. E stiamo parlando del 2010 forse. 

Qui hai bisogno di un NAS

Il primo passo per entrare nel futuro era installare un NAS (quello che alcuni chiamano disco di rete), non aveva senso che i computer avessero connessioni indipendenti, che ognuno salvasse i propri documenti o che venissero spediti così, avevano per impostare una rete. 

Il primo NAS era un iOmega IX2 con due dischi da 1 TB montati in raid 1 o mirror, ovvero le informazioni venivano registrate in modo identico su entrambi i dischi, in modo che se uno si guastasse, le informazioni erano sull’altro e si sarebbe evitato il disastro. 

E con questo è stata realizzata la rete (ne parlerò in un altro articolo) e si poteva cancellare una delle linee ADSL, ottenendo il conseguente risparmio. 

L’esperienza con il NAS è stata molto buona rispetto alla situazione precedente. È stato persino configurato per accedere dall’esterno e dall’iPad. Ma il dispositivo era un disastro, aveva molti errori, i file erano bloccati, ecc… Era una meraviglia e allo stesso tempo un mal di testa (senza mai perdere informazioni). 

Quindi intorno al 2013 è stato montato un Synology NAS, il più semplice con due alloggiamenti, un DS213j, e la situazione è cambiata radicalmente. Niente più problemi, tutto ha sempre funzionato a meraviglia, senza un solo problema, senza un solo errore, fino ad oggi.

Le prestazioni del NAS sono state eccellenti per il suo compito (di ufficio) con 5 persone che lavorano contemporaneamente. Nessun utente ha salvato nulla sul proprio computer, tutto il lavoro è stato svolto sul NAS utilizzando il protocollo Samba (erano computer Windows). WebDAV crittografato è stato utilizzato per l’accesso esterno all’iPad. 

E il Coronavirus è arrivato

Il Coronavirus è arrivato, e nella notte, in un fine settimana, il confinamento. Non potevi più andare allo spostamento.

Ad un certo punto ogni utente, da casa, con il proprio computer, ha installato Synology Drive e aveva già accesso alle informazioni del NAS come se fosse localmente. 

Synology Drive è uno strumento di sincronizzazione dei file. Dal computer vedi tutto sul NAS (o ciò a cui il tuo utente ha accesso) come se fosse una cartella locale e, se vuoi accedere al documento, basta aprirlo come se fosse un documento locale. I file possono essere scaricati sul tuo computer o scaricati quando lo apri. Se lo modifichi, viene aggiornato automaticamente. 

Inoltre, Synology Drive consente versioni automatiche dei documenti, in modo che in caso di errore sia possibile tornare a una versione precedente semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse sul file. Oppure recupera qualcosa dal cestino (che di solito non è disponibile su una rete Samba). 

Ovviamente in questi anni la connessione dell’ufficio era passata dall’essere ADSL alla fibra ottica. Ho comunque monitorato il carico della rete del NAS e raramente supera qualche Mb/s, quindi con una connessione molto semplice funziona perfettamente.

Chat Synology

Altro elemento importante è stato riuscire a comunicare tra gli utenti senza dover chiamare per telefono e, se possibile, senza esporsi a dare le proprie informazioni a un’azienda che vive di venderle. 

Quindi il servizio Synology Chat è stato attivato sul NAS ei client sono stati installati sui computer degli utenti. 

Synology Chat è simile alle chat che conosciamo, sebbene venga eseguita sul NAS, tramite una connessione crittografata, quindi è molto sicura. 

Puoi connetterti dal tuo computer tramite un sito Web o tramite un’applicazione desktop nativa. Dall’iPhone, dall’iPad o da un cellulare Android puoi anche connetterti senza problemi. 

Puoi avere conversazioni one-to-one, in un gruppo, inviare allegati, rispondere a messaggi specifici (per mantenere una conversazione organizzata per argomento), nominare utenti, programmare messaggi da inviare in determinati orari o partecipare a sondaggi. Dai… una soluzione davvero molto completa e, soprattutto, autonoma. 

Il passaggio al telelavoro

Quindi il passaggio al telelavoro è stato rapido, perdendo non più di pochi minuti, ma senza alcun impatto sull’efficienza. Ovviamente non sostituisce l’incontro faccia a faccia e, soprattutto, il rapporto con i clienti.