Come scrivere o comporre un’e-mail

Con il passare del tempo, l’uso delle e-mail è in aumento e, con esso, la preoccupazione di scrivere correttamente. A seconda della persona con cui comunicherai inviando un’e-mail, dovrai adottare un modo di comunicare.

È molto importante sapere come scrivere correttamente un’e-mail, questo ti porterà ad avere un canale di comunicazione migliore, sia con i clienti, con i colleghi, sia perché stiamo per fare una campagna di email marketing.

Per questo e molto altro, vogliamo lasciarvi alcuni suggerimenti che dovreste tenere in considerazione quando scrivete correttamente un’e-mail, in questo modo eviterete confusione nell’interpretazione e una migliore apparizione su Internet.

Suggerimenti per scrivere un’e-mail

Il nostro primo passo è conoscere e identificare chi è il nostro interlocutore, un interlocutore sono quelle persone che sono o stanno per partecipare a un dialogo, quindi, dovrai identificare a chi o a chi invierai una email.

Esistono diversi profili di Interlocutori:

• Per Newsletter
• Incentrato sulle vendite
• Email personali
• Persone sconosciute

1. Struttura l’e-mail

Prima di iniziare a scrivere, dobbiamo prima organizzare tutto quello che vuoi comunicare al tuo interlocutore, questo è un passaggio importante, dato che molte persone iniziano a scrivere quello che pensano, e finiscono con una mail disorganizzata e priva di senso, che difficilmente si può capire.

Un consiglio per organizzare le idee da comunicare è quello di utilizzare la sequenza » Inizio, Mezzo, Fine «

L’inizio è un’introduzione, nel mezzo c’è lo sviluppo della comunicazione e la fine è la conclusione e l’addio.

È un buon modo per distribuire l’idea che hai in testa, non è necessario scrivere paragrafi enormi, con 3 o 4 righe possiamo trasmettere lo stesso messaggio e in modo più efficiente, senza annoiare il nostro destinatario.

2. Stesso carattere e dimensione della lettera

Una regola generale che nessuno può infrangere, non importa chi sia il nostro interlocutore, è quella di utilizzare sempre lo stesso tipo di carattere, e la stessa dimensione, per tutte le nostre email.

3. Non abusare di grassetto e corsivo

Un’altra regola generale è non abusare del grassetto e del corsivo, l’uso abusivo rende l’e-mail di difficile lettura. Usalo solo quando vuoi evidenziare un fatto importante, una data e un’ora importanti, ecc.

4. Non usare mai lettere maiuscole

All’interno della legge su Internet, c’è qualcosa che tutti rispettano, e cioè le lettere maiuscole. Le lettere maiuscole su Internet sono irrispettose nella vita reale. Scrivere un’intera email in maiuscolo è orribile, l’altra persona la interpreterà come disperazione e mancanza di rispetto.

Scrivendo in maiuscolo non verrai letto meglio, se non al contrario quel comportamento è negativo. Pertanto, non scrivere mai paragrafi o intere e-mail in maiuscolo.

5. Breve e conciso

Tieni presente che la persona che avrai dall’altra parte dello schermo a leggere la tua email avrà anche molte altre cose da fare, quindi dobbiamo essere brevi e concisi.

In molte occasioni, scrivere un testo molto lungo può essere un motivo sufficiente per confondere l’altra persona, distogliere l’attenzione su altre attività e perdere l’oggetto principale dell’e-mail.

A meno che l’interlocutore non ti chieda una lunga e-mail spiegando qualcosa in particolare, cerca sempre di essere breve e conciso.

6. Il «Soggetto» è importante

All’interno della struttura di un’e-mail, l'» Oggetto » è l’area più importante, e alla quale dobbiamo dedicare del tempo per scriverla correttamente. Come sicuramente accadrà a te, accadrà anche al tuo destinatario, perché tutte le nostre email sono sempre piene, con nuove email da aprire.

Un’e-mail con un Oggetto insignificante che non fornisce alcuna informazione e non si distingue può essere perfettamente persa tra le altre e-mail ed essere dimenticata per sempre. Pertanto, dedicare del tempo a scrivere un buon » Oggetto » aiuterà ad aumentare il tasso di apertura delle nostre e-mail.

Un consiglio: scrivi prima il messaggio, e poi scrivi il tuo » Oggetto «, questo ti aiuterà a mantenere fresco il contenuto del tuo messaggio, potendo essere più conciso nella parte Oggetto.

7. Sii educato e chiaro

Una volta che abbiamo scritto la nostra email, dobbiamo sempre verificare nuovamente parola per parola. Questo ci aiuterà a modificare qualsiasi errore grammaticale, qualsiasi parola errata, ecc.

Quando scrivi un’e-mail professionale, abbandona il gergo e scrivi in ​​modo educato e chiaro. Sii conciso, non dimenticare.

Se il tuo interlocutore è un professionista, cerca di evitare l’uso di questioni personali, non scrivere » ieri ti ho visto in un posto simile «, concentrati sul lavoro, e sul suo ambiente, senza questioni inutili che distolgono l’attenzione del destinatario.

Inoltre, l’uso delle parole » Grazie «, » Per favore » e » Scusi » è sempre gradito in ambito professionale, e dovrebbe essere usato (senza essere offensivo).