4 Suggerimenti per aumentare la sicurezza quando si utilizza documenti Google

Uno degli strumenti più utili di Google è Documents, il word processor che permette di modificare, condividere e salvare documenti con grande facilità. Puoi farlo anche dal tuo cellulare utilizzando l’app Documenti, una delle tante applicazioni Google che puoi installare sul tuo Android.

Come abbiamo già accennato nella guida alla sicurezza di Chrome, le misure di protezione di Google non sono infallibili, quindi anche tu devi fare la tua parte per proteggere i tuoi documenti. Per aiutarti, ti forniremo alcuni consigli per aumentare la sicurezza delle informazioni che conservi in ​​Documents.

4 consigli per aumentare la tua sicurezza quando utilizzi Google Documenti

Evita di condividere un documento tramite il link

I documenti che crei e memorizzi in Google sono al sicuro finché non devi condividerli con altri utenti, cosa che già minaccia la loro sicurezza. Per collaborare con altre persone su un documento hai due opzioni: condividerlo tramite link o individualmente, inserendo le loro email.

La differenza tra i due casi è netta perché, nel caso del link, chiunque lo possieda potrà accedere al documento, mentre, nel caso della posta elettronica, solo l’utente che hai invitato potrà collaborare alla documento. Ovviamente, condividere un file Documents tramite link è più pericoloso, perché non puoi controllare chi lo vede.

Per questo importante motivo, ti consigliamo di evitare il più possibile l’utilizzo dell’opzione di collegamento per condividere i tuoi documenti Google. Nel caso in cui l’altro utente con cui devi lavorare non disponga di un account Google, puoi scaricare il file come documento Microsoft Word e inviarglielo per posta.

Usa Google Gruppi per dare accesso a molte persone

La condivisione dei documenti tramite link è un’opzione molto utile quando devi collaborare con molti utenti e non vuoi inviare loro gli inviti uno per uno. Tuttavia, dovresti sapere che esiste un’opzione che ti consente di condividere i documenti con un ampio gruppo di utenti senza mettere a rischio la loro sicurezza.

Google Gruppi è uno strumento aziendale che ti permette di creare un gruppo online con le persone con cui lavorerai per organizzare discussioni e riunioni, inviare email e collaborare a documenti e progetti.

Proteggere la sicurezza del tuo account Google è fondamentale per la privacy dei tuoi documenti

In questo modo, quando devi condividere un documento tra tutti i membri del gruppo, non devi scrivere le loro email una per una, devi solo inserire l’indirizzo email comune del gruppo e il documento sarà condiviso con tutti i suoi membri.

L’utilizzo di Google Gruppi non protegge per sempre la sicurezza dei tuoi documenti condivisi, devi continuare a prendere una serie di misure. Ad esempio, quando qualcuno lascia il gruppo, ricordati di rimuoverlo dal gruppo in modo che non abbia più accesso ai documenti.

Proteggi la sicurezza del tuo account Google

È inutile preoccuparsi di tenere al sicuro i tuoi documenti se non ti preoccupi anche di fare lo stesso con il tuo account Google. Devi tenere a mente che questo è un percorso chiave di accesso a tutte le informazioni che conservi in ​​Documenti, quindi se qualcuno entra nel tuo account, avrà accesso diretto a loro.

Per proteggere il tuo account Google, dovresti iniziare scegliendo una password complicata, evitando quelle tipiche come «12345». Inoltre, utilizza la verifica a due fattori che l’azienda offre da tempo e che aggiungerà un ulteriore livello di sicurezza al tuo account. All’interno della doppia autenticazione, hai la possibilità di utilizzare chiavi di sicurezza come quelle di Google, in vendita a 40 dollari.

Impedisci ad altri editor di modificare l’accesso

Quando condividi un documento con altri utenti e, per impostazione predefinita, consenti agli ospiti di modificare l’accesso e inviti più persone a modificare il file. In questo modo si perde il controllo del documento, che può finire nelle mani sbagliate.

Per questo motivo, ti consigliamo di limitare le possibilità degli altri editor del documento. Per fare ciò, quando vai a condividerlo, seleziona l’opzione Avanzate, nell’angolo in basso a destra della finestra. Qui puoi abilitare le caselle «Impedisci agli editor di modificare l’accesso e aggiungere nuovi utenti» e «Non consentire a lettori o commentatori di scaricare, stampare o copiare elementi», che limitano i diritti degli utenti che inviti al documento.

Con tutte queste pratiche, la sicurezza dei tuoi documenti Google aumenterà senza alcun dubbio. Pertanto, ti assicurerai che tutte le informazioni che conservi in ​​esso rimangano personali e che solo gli utenti che scegli personalmente possano accedervi e modificarle.